Prendre la parole, c’est aussi devoir s’imposer, s’affirmer, dire ce que l’on pense en réunion.

Réussir à animer une réunion, ça peut sembler facile, anodin. Je vous assure que pour certains, ça ne l’est pas.

Et pour ceux qui maîtrisent déjà l’exercice, il y a bien des aptitudes, des techniques et des outils que vous pouvez mettre en place pour être encore plus présent, plus éloquent, plus impactant dans vos animations de réunion.

C’est pourquoi on va parler d’animation de réunion et de prise de parole lors de l’animation de ces réunions.

Le plus important, c’est de savoir cadrer son intervention, cadrer son animation de réunion.

Et pour cadrer une animation de réunion, je vous propose de démarrer par un PTTOME.

Ça vous parle peut-être pour ceux qui suivent ces articles depuis le début.

PTTOME, c’est un acronyme et là, on va un peu l’adapter à la situation animation de réunion.

D’abord, P, public.

Soyez bien au fait des personnes qui sont présentes dans cette réunion. Le mieux pour éviter la réunionite, c’est de faire venir les personnes qui sont responsables et importantes pour cette réunion.

Si certaines n’ont pas besoin d’être là, vous leur enverrez le compte rendu, ce sera très bien. Pour vous, ce sera plus efficace, il y aura moins de parties prenantes.

Pour eux, ce sera plus utile.

Donc, mettez-vous d’accord sur qui sont les personnes qui doivent de façon obligatoire être là.

T, le thème, évidemment.

C’est le sujet de la réunion. Je sais que parfois, on est tenté de parler d’autres sujets, de digresser.

Essayez de vous rapporter uniquement au thème de la réunion pour laquelle vous êtes ensemble.

T, le temps.

C’est d’ailleurs l’un des premiers éléments que vous allez évoquer au début de la réunion. Ça va rassurer toutes les parties prenantes qui sauront que cette réunion est terminée dans une heure, dans 45 minutes.

Pas besoin d’en faire un grand cas, mais simplement de préciser que pendant l’heure à venir, durant 30 minutes, nous allons faire ceci ou faire cela.

Donc, animer une réunion, c’est rappeler le timing afin de rassurer tout le monde.

Animer une réunion

L’objectif de la réunion.

Alors, évidemment que vous allez avoir une attitude dans votre prise de parole, vous allez chercher à convaincre, à informer, à divertir, etc.

On en reparlera quand on parlera des différents types de réunions. Mais de façon intrinsèque, une réunion a en elle un objectif.

Et pour que cet objectif soit clair, je vous propose d’utiliser la méthode SMART. Cette méthode a été théorisée par l’Américain George Doran, dans un livre de 1984. Il explique que si vous voulez définir clairement un objectif de réunion, de prise de parole et même de vie, cet objectif doit être spécifique.

Il doit être suffisamment précis et ne dépendre que de vous ou que des parties prenantes pour pouvoir être atteint.

Il doit être mesurable. On doit pouvoir dire à la fin de la réunion, on a atteint ou pas cet objectif. On est à peu près à 50 % de l’atteinte de l’objectif.

Évidemment qu’il doit être ambitieux, A, mais réaliste, R.

Parce que c’est un peu comme un jeu vidéo.

Si le jeu vidéo est trop simple, vous n’y jouez pas, vous le laissez de côté.Ce n’est pas assez ambitieux.

En même temps, si c’est trop compliqué, vous n’y jouez pas, vous le laissez de côté. Parce que ce n’est pas pour vous, ce n’est pas réaliste.

Donc, il nous faut un objectif qui soit suffisamment motivant et en même temps suffisamment pragmatique et atteignable.

Et enfin, le T, temporellement défini, quand allons-nous atteindre l’objectif de cette réunion ?

L’objectif de cette réunion, c’est de pouvoir déterminer qui sont les personnes en charge de ce projet.

L’objectif de cette réunion, c’est de pouvoir recueillir les feedbacks des différentes personnes qui ont assisté à cet événement.

Ayez un objectif et demandez-vous si cet objectif est smart quand vous préparez. C’est l’avant réunion, ce qui va se passer.

Et enfin, les deux dernières lettres. M pour message.

Vous allez avoir tout au long de votre réunion des messages à faire passer. Et vous en avez tout plein.

Mais sachez que votre public ne retiendra pas tous les messages que vous avez à lui dire. Il va en retenir certains et pas d’autres.

À vous de choisir les messages que vous voulez que le public retienne et dans l’idéal, faites en sorte qu’ils n’en retiennent qu’un, ce sera le M du PTTOME.

Et enfin, E, l’émotion ou l’état d’esprit.

Quel état d’esprit, vous voulez que le public retienne ? Comment voulez-vous l’idée et animer votre réunion ? De façon plutôt enthousiaste, de façon plutôt dynamique, de façon calme, apaisée.

Bref, essayez d’avoir un état d’esprit qui va donner de la cohérence à votre propos. Qui doit vous permettre de vous rapprocher de l’objectif, du message et au fond de ce que vous voulez faire passer comme idée.

Ayez avant même de commencer votre réunion un PTTOME en tête.

Pas de PTTOME , pas de note sur 20. On ne sera pas capable de dire si ça s’est bien passé ou pas. On résonnera au feeling. Nous, on résonne de façon objective afin de progresser dans le temps.