Voici l’avant-dernier article, consacré à l’animation de réunion. Je voudrais qu’on évoque les techniques d’animation de réunion, qui s’appuient sur la prise de parole, et qui peuvent vous aider à mieux cadrer ces moments de tension et au fond à être plus impactants.

D’abord, si votre objectif, c’est de s’assurer d’atteindre l’objectif commun.

Moi, je ne saurai que vous recommander d’utiliser la matrice d’Eisenhower. C’est cette matrice qui vous permet de distinguer ce qui est important de ce qui est urgent.

Évidemment, ce qui est important, vous le ferez, mais plus tard, ce qui est urgent, vous le faites maintenant.

Donc, si vous voulez avoir un exemple plus précis, vous tapez la matrice d’Eisenhower et cette matrice va vous permettre de voir ce qui doit vous aider à atteindre l’objectif commun. 

L’urgent est essentiel, c’est votre priorité, l’important, il est important par définition, mais ce n’est pas ce qui doit être fait en premier.

Donc si vous voulez atteindre un objectif commun, aillez une matrice d’Eisenhower.

Vous devez également vous fixer un objectif commun et l’afficher au-dessus de tous.

S’il faut l’écrire sur un tableau, s’il faut le garder sur un post-it qui est aux yeux de tous. C’est parfait.

Histoire que lorsque la réunion dérive un petit peu, vous puissiez vous rapprocher, vous rapporter à ça.

Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, demander à ce que chaque personne qui s’exprime « justifie » explique, pourquoi ce propos se rapproche ou permet de se rapprocher de l’objectif.

Si vous sentez que ça part un peu dans tous les sens et qu’on perd de vue l’objectif commun, là, vous avez trois techniques qui vous aident à vous recentrer et donc à gagner en efficacité.

Le deuxième point, si vous voulez maintenir un bon climat de travail, je vous invite très franchement à poser un cadre, à définir les règles du jeu dès le départ.

Poser le cadre, c’est : « Je vous demande de pas utiliser les ordinateurs. C’est : « Je vous demande de participer. C’est : « Je vous demande de poser des questions, je ferai les réponses à la fin de la réunion.

On peut se dire « j’arrive avec mes grands sabots, ça fait un peu cowboy, car je dis aux autres ce qu’il faut faire.

Je vous assure que si vous voulez avoir un bon climat de travail, il faut qu’il y ait un cadre.

Vous le faites pour eux et ça va terriblement les aider de savoir qu’il y a un cadre à respecter et ça va tout simplement rassurer tout le monde.

Donc un bon climat, ça passe par un bon cadre.

Ça passe aussi par une communication non violente, communiquer en utilisant le jeu.

“Je me sens”, “j’ai besoin de”. Parlez de vous, pas des autres.

Et si vous parlez de vous et de vos sentiments, vous ne pouvez pas blesser parce que vous ne parlez que de ce que vous ressentez et si vous le ressentez, c’est que c’est vrai.

Pour susciter et maintenir l’attention, moi ce que j’ai déjà vu en réunion et que je trouve assez drôle et ludique, c’est le bâton de parole.

Seule peut parler la personne qui détient, dans les mains, un bâton ou un stylo.

Et à partir de là, tout le monde doit l’écouter et dès qu’elle termine de parler, elle le pose, s’en saisit alors, celle qui veut parler.

C’est une belle façon de donner visuellement la parole à quelqu’un.

Animer une réunion : les techniques

Vous avez également un système qui est celui des tickets de parole. Il faut donner cinq tickets à chaque personne et dès qu’elle a épuisé les cinq tickets, elle ne peut plus parler.

C’est une manière de rationaliser la parole et de l’équilibrer, de faire en sorte que chacun puisse parler tout autant.

Et enfin, le groupe cumulé, là, il s’agit notamment dans les réunions de travail de faire en sorte qu’on parle d’abord en binôme, puis en groupe plus élargi, enfin en groupe plus large.

Cela permet de favoriser un travail collectif et de partir de la base pour arriver à un résultat final.

Donc là, vous avez des techniques d’animation qui vous permettent de maintenir l’attention des participants en les incluant dans votre réunion.

Et enfin, une difficulté qu’on peut avoir, c’est de gérer les divergences d’opinion.

D’abord, ce qui me semble évident, c’est de les mettre à jour. C’est de dire, à haute voix les divergences d’opinion.

C’est une belle façon de montrer que vous reconnaissez que chacun à son opinion autour de la table.

Toujours revenir à l’objectif commun.

C’est-à-dire qu’on peut effectivement être dans l’équipe A à l’équipe B, mais même si ces deux équipes paraissent s’opposer, elles sont au fond relié par un objectif commun. Elles sont au sein de la même entreprise.

Et cette entreprise a un objectif (développer son chiffre d’affaires, faire plus de ventes…)

Donc même s’il peut y avoir plusieurs stratégies qui paraissent s’opposer, à la fin, on est dans la même équipe.

Et ça, ça peut aider à garder à l’esprit, l’esprit de collaboration et de coopération.

Montrer en quoi ces divergences peuvent-être un atout. Plutôt que d’opposer de façon stérile, montrer en quoi ces oppositions sont utiles. Montrer en quoi la compétition fait avancer.

Et ça, c’est ce que doit savoir faire un bon leader. Si vous ne savez pas faire ça, vous allez perdre une partie de votre réunion en devant privilégier un groupe plutôt qu’un autre.

Et enfin, je vous invite à souligner les points communs.

Vous pouvez les noter sur un tableau.

Montrez ce qui fait équipe, ce qui a du sens, un peu comme, lorsqu’on prend la parole en public, ce n’est pas un sport de combat, c’est un sport d’équipe. Montrez ce qui fait du commun si vous voulez réussir à animer votre réunion, malgré les divergences d’opinion.

Voilà ici quelques techniques pour réussir cette animation.