Animer une réunion : exercices

par Nicolas Mel | 3, Août, 2025 | Uncategorized

Voici le dernier article consacré à l’animation de réunion. Je vous propose de faire deux choses aujourd’hui.

• La première, ça va être de mettre en pratique.

Parce que comme pour la prise de parole, ce qui fait la différence en animation de réunion, c’est le nombre de fois que vous avez pratiqué. Le nombre de fois que vous avez essayé, tenté, que vous avez osé et que vous avez réussi et joué, mais en tout cas que vous êtes passé à l’action.

Et pour mettre en pratique, je vous propose la mise en situation suivante.

Vous êtes le président d’une association et vous décidez d’exclure un membre pour faute grave.

Les statuts vous obligent à convoquer une assemblée générale avec l’ensemble des quatre bénévoles et vous effectuez un vote pour que la sanction soit effective.

Un des membres de la réunion, c’est la personne qui est sous le coup d’exclusion, va devoir se défendre et ne prendra pas part au vote. Donc, à vous de voir comment vous voulez le cibler.

Si vous êtes avec des amis, parfait, vous le faites ensemble. Vous êtes le président de cette association. Les différents membres sont là tout autour de la table.

Une des personnes est là pour savoir si elle va être jugée ou pas comme coupable et donc devoir sortir de l’association. Et vous allez devoir, en cas de cette réunion d’information, aboutir à une décision, qui sera prise sous dix minutes, par exemple.

À vous de voir comment vous allez vous organiser, à vous de voir comment vous allez gérer les débats, comment vous allez introduire votre réunion, la conclure, gérer les divergences d’opinion en l’occurrence.

Bref, vous avez un scénario, à vous de l’appliquer.

• Mais au-delà de ça, moi, j’aimerais également vous inviter à développer votre maîtrise de la réunion grâce à l’observation.

Qu’est-ce que j’entends par là ? Je vais vous inviter à regarder ces deux extraits vidéo qui vont suivre.

Quand vous aurez regardé ces extraits, vous allez me noter les différents types de personnalités incarnées dans cette vidéo.

Vous allez voir peut-être des personnes joyeuses, peut-être des princes, peut-être des sorciers.

Bref, en tout cas, notez les profils de personnalité dans ces deux extraits.

Si vous êtes capable de reconnaître ces profils de personnalité, c’est génial. Ça veut dire que vous avez compris très vite les rôles que chacun incarne.

Si vous comprenez ça, vous serez davantage au fait des personnalités qui participent à vos réunions et comprendre l’autre au fond, c’est céder à aller plus précisément vers son objectif.

J’ai été ravi de vous parler de l’animation de réunion.

Là aussi, il s’agissait une présentation assez sommaire sur ce que peut-être l’animation de réunion.

Si vous voulez aller plus loin, bien sûr, vous pouvez télécharger mon livre, Silence qui est dans la description de la vidéo ci-dessous :

Animer une réunion : exercices

Et je serai ravi de vous en dire plus pour parler des formations, des coachings et des conférences que j’organise sur le sujet.

Animer une réunion : les techniques

par Nicolas Mel | 2, Août, 2025 | Uncategorized

Voici l’avant-dernier article, consacré à l’animation de réunion. Je voudrais qu’on évoque les techniques d’animation de réunion, qui s’appuient sur la prise de parole, et qui peuvent vous aider à mieux cadrer ces moments de tension et au fond à être plus impactants.

D’abord, si votre objectif, c’est de s’assurer d’atteindre l’objectif commun.

Moi, je ne saurai que vous recommander d’utiliser la matrice d’Eisenhower. C’est cette matrice qui vous permet de distinguer ce qui est important de ce qui est urgent.

Évidemment, ce qui est important, vous le ferez, mais plus tard, ce qui est urgent, vous le faites maintenant.

Donc, si vous voulez avoir un exemple plus précis, vous tapez la matrice d’Eisenhower et cette matrice va vous permettre de voir ce qui doit vous aider à atteindre l’objectif commun. 

L’urgent est essentiel, c’est votre priorité, l’important, il est important par définition, mais ce n’est pas ce qui doit être fait en premier.

Donc si vous voulez atteindre un objectif commun, aillez une matrice d’Eisenhower.

Vous devez également vous fixer un objectif commun et l’afficher au-dessus de tous.

S’il faut l’écrire sur un tableau, s’il faut le garder sur un post-it qui est aux yeux de tous. C’est parfait.

Histoire que lorsque la réunion dérive un petit peu, vous puissiez vous rapprocher, vous rapporter à ça.

Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, demander à ce que chaque personne qui s’exprime « justifie » explique, pourquoi ce propos se rapproche ou permet de se rapprocher de l’objectif.

Si vous sentez que ça part un peu dans tous les sens et qu’on perd de vue l’objectif commun, là, vous avez trois techniques qui vous aident à vous recentrer et donc à gagner en efficacité.

Le deuxième point, si vous voulez maintenir un bon climat de travail, je vous invite très franchement à poser un cadre, à définir les règles du jeu dès le départ.

Poser le cadre, c’est : « Je vous demande de pas utiliser les ordinateurs. C’est : « Je vous demande de participer. C’est : « Je vous demande de poser des questions, je ferai les réponses à la fin de la réunion.

On peut se dire « j’arrive avec mes grands sabots, ça fait un peu cowboy, car je dis aux autres ce qu’il faut faire.

Je vous assure que si vous voulez avoir un bon climat de travail, il faut qu’il y ait un cadre.

Vous le faites pour eux et ça va terriblement les aider de savoir qu’il y a un cadre à respecter et ça va tout simplement rassurer tout le monde.

Donc un bon climat, ça passe par un bon cadre.

Ça passe aussi par une communication non violente, communiquer en utilisant le jeu.

“Je me sens”, “j’ai besoin de”. Parlez de vous, pas des autres.

Et si vous parlez de vous et de vos sentiments, vous ne pouvez pas blesser parce que vous ne parlez que de ce que vous ressentez et si vous le ressentez, c’est que c’est vrai.

Pour susciter et maintenir l’attention, moi ce que j’ai déjà vu en réunion et que je trouve assez drôle et ludique, c’est le bâton de parole.

Seule peut parler la personne qui détient, dans les mains, un bâton ou un stylo.

Et à partir de là, tout le monde doit l’écouter et dès qu’elle termine de parler, elle le pose, s’en saisit alors, celle qui veut parler.

C’est une belle façon de donner visuellement la parole à quelqu’un.

Animer une réunion : les techniques

Vous avez également un système qui est celui des tickets de parole. Il faut donner cinq tickets à chaque personne et dès qu’elle a épuisé les cinq tickets, elle ne peut plus parler.

C’est une manière de rationaliser la parole et de l’équilibrer, de faire en sorte que chacun puisse parler tout autant.

Et enfin, le groupe cumulé, là, il s’agit notamment dans les réunions de travail de faire en sorte qu’on parle d’abord en binôme, puis en groupe plus élargi, enfin en groupe plus large.

Cela permet de favoriser un travail collectif et de partir de la base pour arriver à un résultat final.

Donc là, vous avez des techniques d’animation qui vous permettent de maintenir l’attention des participants en les incluant dans votre réunion.

Et enfin, une difficulté qu’on peut avoir, c’est de gérer les divergences d’opinion.

D’abord, ce qui me semble évident, c’est de les mettre à jour. C’est de dire, à haute voix les divergences d’opinion.

C’est une belle façon de montrer que vous reconnaissez que chacun à son opinion autour de la table.

Toujours revenir à l’objectif commun.

C’est-à-dire qu’on peut effectivement être dans l’équipe A à l’équipe B, mais même si ces deux équipes paraissent s’opposer, elles sont au fond relié par un objectif commun. Elles sont au sein de la même entreprise.

Et cette entreprise a un objectif (développer son chiffre d’affaires, faire plus de ventes…)

Donc même s’il peut y avoir plusieurs stratégies qui paraissent s’opposer, à la fin, on est dans la même équipe.

Et ça, ça peut aider à garder à l’esprit, l’esprit de collaboration et de coopération.

Montrer en quoi ces divergences peuvent-être un atout. Plutôt que d’opposer de façon stérile, montrer en quoi ces oppositions sont utiles. Montrer en quoi la compétition fait avancer.

Et ça, c’est ce que doit savoir faire un bon leader. Si vous ne savez pas faire ça, vous allez perdre une partie de votre réunion en devant privilégier un groupe plutôt qu’un autre.

Et enfin, je vous invite à souligner les points communs.

Vous pouvez les noter sur un tableau.

Montrez ce qui fait équipe, ce qui a du sens, un peu comme, lorsqu’on prend la parole en public, ce n’est pas un sport de combat, c’est un sport d’équipe. Montrez ce qui fait du commun si vous voulez réussir à animer votre réunion, malgré les divergences d’opinion.

Voilà ici quelques techniques pour réussir cette animation.

Conclure une réunion

par Nicolas Mel | 31, Juil, 2025 | Uncategorized

Dans l’article précédent, on parlait de comment introduire une réunion.

Maintenant, il nous faut parler de comment la conclure.

Là aussi, il va y avoir cinq étapes indispensables que je vous invite à noter si vous animez des réunions et à me dire en commentaire si vous respectez ces étapes.

• D’abord, la première, et c’est ce que fait n’importe quel bon leader, vous devez remercier les personnes qui ont passé du temps à vous écouter en se déplaçant pour vous.

Commencez par les remercier. Qu’elles aient été actives ou pas, qu’elles aient été utiles ou pas, vous devez les remercier pour leur présence.

• La deuxième étape, c’est de leur proposer une mesure de l’atteinte de l’objectif.

Là, pour l’instant, ce que je constate, c’est qu’à la fin de ces 30 minutes consacrées à la réunion, on en est à 50 %, à 10 %, à 100 %, on a atteint ou pas du tout atteint.

Une mesure de l’atteinte de l’objectif est essentielle pour mesurer l’efficacité de la réunion et éviter de tomber dans la réunionnite. On en est là, on a fait ça jusqu’à présent.

• Vous devez aussi réaliser une synthèse finale ou partielle du projet en rappelant toutes les décisions qui ont été prises ou tous les faits marquants qui ont jalonné cette réunion.

• L’avant-dernière étape, c’est une liste des actions à réaliser d’ici à la prochaine réunion.

Donc ce qui nous reste à faire, c’est ça, ça et ça.

• Et enfin, la dernière étape, vous en doutez, c’est une date pour la prochaine réunion pour qu’on puisse se projeter dans le temps.

Conclure une réunion

Voilà les cinq étapes qui me semblent là aussi indispensables pour conclure une réunion.

N’hésitez pas à me dire en commentaire si c’est comme ça que vous faites, si vous avez une autre façon de faire.

Mais si vous voulez exercer du leadership, être écouté, être suivi et être compris dans la durée, vous devez obligatoirement passer par au moins ces cinq étapes.

Je vous donne rendez-vous dans le prochain article, parce qu’on va continuer de parler de techniques d’animation de réunion, évidemment en lien avec vos prises de parole en public. 

Commencer une réunion

par Nicolas Mel | 30, Juil, 2025 | Uncategorized

Dans cet article, on va voir comment introduire une réunion.

Les premiers moments sont importants, vous le savez, pour plein de raisons, comme l’effet de halo : on va, à partir du premier moment, déduire ce qui va pouvoir se passer, la qualité des moments qui suivront.

Donc, introduire une réunion peut demander plusieurs étapes. Voici les huit étapes qui me semblent indispensables si vous voulez que le début de votre prise de parole en réunion se passe bien.

Alors, évidemment, je ne vais pas dire qu’il faut commencer par saluer, etc. Ça, vous le faites, donc pour moi, ça fait partie des étapes.

• La première étape, c’est de rappeler d’abord pourquoi on est tous là autour de la table. C’est de rappeler l’objectif de la réunion.

Si nous sommes là, c’est pour prendre cette décision. Si nous sommes là, c’est pour discuter. Si nous sommes là, quand vous faites ça, vous dites aux personnes, voilà le type de réunion qui nous attend.

• Deux, vous devez absolument rappeler l’ordre du jour et rappeler le timing.

Je sais que parfois, on est tenté d’aller vite, on est tenté de sauter ses étapes et pourtant, si vous voulez que les gens soient détendus et pleinement concentrés, vous devez encadrer. Et encadrer, ça veut dire qu’il va se passer ça, ça et ça, rappel de l’ordre du jour et le timing. On va prendre 30 minutes et on va tenir les délais.

Sinon, vous allez les perdre avant même d’avoir commencé.

• Vous pouvez dans un troisième temps évoquer la méthode de travail.

Est-ce qu’il va s’agir d’un brainstorming ? Est-ce qu’il va s’agir d’un échange à bâton rompu ? Évoquez le cadre dans lequel vous allez mener cette réunion.

• Quatrième étape, c’est de récapituler les antécédents de la réunion.

Y a-t-il eu en amont des choses qui se sont passées, des réunions avant celle-ci, qu’il est important de rappeler pour que tout le monde puisse comprendre ce dont vous allez parler.

C’est votre rôle que de rappeler les antécédents de la réunion, c’est la quatrième étape.

Commencer une réunion

• La cinquième étape, vous allez clarifier la problématique, lever les malentendus s’il y en a.

Ça peut arriver s’il y a eu des antécédents, ça peut arriver s’il y a eu des échanges de mails qui témoignent d’un malentendu.

Cette étape est facultative, mais en tout cas, sachez que c’est à ce moment-là, quand vous rappelez les antécédents, que vous pouvez aussi clarifier la problématique, la raison pour laquelle vous êtes tous là au même endroit.

• Pour la sixième étape, je vous invite, si c’est une réunion de travail par exemple, à encourager la participation de chacun.

Une, deux phrases pour dire, on invite à ce que tous les participants soient les plus dynamiques possibles, les plus présents possibles.

La qualité d’une réunion dépend souvent de la qualité des interactions et de la sécurité psychologique dans laquelle sont les participants.

S’il y a de l’échange, s’il y a des participants, les participants qui ont fait l’effort de se déplacer vont pouvoir alimenter votre réunion et donc améliorer sa qualité.

• La septième étape, c’est de demander aux participants, si tout va bien et s’ils sont d’accord avec tous les éléments que vous avez évoqués, vous pouvez même aller jusqu’à leur demander leur loyauté.

Est-ce que vous êtes d’accord ? Si vous êtes d’accord, on y va.

C’est un point qui peut paraître anecdotique, mais qui est très important.

Si vous ne vous intéressez pas, parce qu’il faut aller vite, à l’avis de vos interlocuteurs, dès le départ, vous partez avec une difficulté.

Assurez-vous, même si ça peut sembler convenu, que tout le monde va bien, que tout le monde est d’accord avec ce que vous venez de dire et ce sera pour le mieux.

• Et enfin, je vous invite à proposer un léger tour de table. Soit pour que les participants se présentent, soit si vous avez peu de temps, inviter à ce qu’une personne qui souhaite parler, évoquer le sujet, puisse le faire.

Le tour de table est intéressant s’il y a de nouveaux membres ou si les membres ne se connaissent pas.

Dès lors qu’ils se connaissent, qu’il n’y a pas de nouveaux membres, à vous de trouver une façon un peu créative et originale d’inviter chacun à participer.

C’est par exemple le cas du tour météo où vous proposez à chaque personne de dire son humeur avec des états de la météo, je suis en forme, je suis soleil, je suis fatigué, je suis nuage. Ça se fait un petit peu à l’école. Ça peut se faire dans certaines entreprises, lors de certaines réunions. Ça donne quelque chose de ludique à ces réunions-là.

Mais voilà les huit étapes qui me semblent indispensables pour introduire votre réunion. Dans le prochain article, on parlera des étapes nécessaires pour la conclure.