Dans cet article, on va voir comment introduire une réunion.

Les premiers moments sont importants, vous le savez, pour plein de raisons, comme l’effet de halo : on va, à partir du premier moment, déduire ce qui va pouvoir se passer, la qualité des moments qui suivront.

Donc, introduire une réunion peut demander plusieurs étapes. Voici les huit étapes qui me semblent indispensables si vous voulez que le début de votre prise de parole en réunion se passe bien.

Alors, évidemment, je ne vais pas dire qu’il faut commencer par saluer, etc. Ça, vous le faites, donc pour moi, ça fait partie des étapes.

• La première étape, c’est de rappeler d’abord pourquoi on est tous là autour de la table. C’est de rappeler l’objectif de la réunion.

Si nous sommes là, c’est pour prendre cette décision. Si nous sommes là, c’est pour discuter. Si nous sommes là, quand vous faites ça, vous dites aux personnes, voilà le type de réunion qui nous attend.

• Deux, vous devez absolument rappeler l’ordre du jour et rappeler le timing.

Je sais que parfois, on est tenté d’aller vite, on est tenté de sauter ses étapes et pourtant, si vous voulez que les gens soient détendus et pleinement concentrés, vous devez encadrer. Et encadrer, ça veut dire qu’il va se passer ça, ça et ça, rappel de l’ordre du jour et le timing. On va prendre 30 minutes et on va tenir les délais.

Sinon, vous allez les perdre avant même d’avoir commencé.

• Vous pouvez dans un troisième temps évoquer la méthode de travail.

Est-ce qu’il va s’agir d’un brainstorming ? Est-ce qu’il va s’agir d’un échange à bâton rompu ? Évoquez le cadre dans lequel vous allez mener cette réunion.

• Quatrième étape, c’est de récapituler les antécédents de la réunion.

Y a-t-il eu en amont des choses qui se sont passées, des réunions avant celle-ci, qu’il est important de rappeler pour que tout le monde puisse comprendre ce dont vous allez parler.

C’est votre rôle que de rappeler les antécédents de la réunion, c’est la quatrième étape.

Commencer une réunion

• La cinquième étape, vous allez clarifier la problématique, lever les malentendus s’il y en a.

Ça peut arriver s’il y a eu des antécédents, ça peut arriver s’il y a eu des échanges de mails qui témoignent d’un malentendu.

Cette étape est facultative, mais en tout cas, sachez que c’est à ce moment-là, quand vous rappelez les antécédents, que vous pouvez aussi clarifier la problématique, la raison pour laquelle vous êtes tous là au même endroit.

• Pour la sixième étape, je vous invite, si c’est une réunion de travail par exemple, à encourager la participation de chacun.

Une, deux phrases pour dire, on invite à ce que tous les participants soient les plus dynamiques possibles, les plus présents possibles.

La qualité d’une réunion dépend souvent de la qualité des interactions et de la sécurité psychologique dans laquelle sont les participants.

S’il y a de l’échange, s’il y a des participants, les participants qui ont fait l’effort de se déplacer vont pouvoir alimenter votre réunion et donc améliorer sa qualité.

• La septième étape, c’est de demander aux participants, si tout va bien et s’ils sont d’accord avec tous les éléments que vous avez évoqués, vous pouvez même aller jusqu’à leur demander leur loyauté.

Est-ce que vous êtes d’accord ? Si vous êtes d’accord, on y va.

C’est un point qui peut paraître anecdotique, mais qui est très important.

Si vous ne vous intéressez pas, parce qu’il faut aller vite, à l’avis de vos interlocuteurs, dès le départ, vous partez avec une difficulté.

Assurez-vous, même si ça peut sembler convenu, que tout le monde va bien, que tout le monde est d’accord avec ce que vous venez de dire et ce sera pour le mieux.

• Et enfin, je vous invite à proposer un léger tour de table. Soit pour que les participants se présentent, soit si vous avez peu de temps, inviter à ce qu’une personne qui souhaite parler, évoquer le sujet, puisse le faire.

Le tour de table est intéressant s’il y a de nouveaux membres ou si les membres ne se connaissent pas.

Dès lors qu’ils se connaissent, qu’il n’y a pas de nouveaux membres, à vous de trouver une façon un peu créative et originale d’inviter chacun à participer.

C’est par exemple le cas du tour météo où vous proposez à chaque personne de dire son humeur avec des états de la météo, je suis en forme, je suis soleil, je suis fatigué, je suis nuage. Ça se fait un petit peu à l’école. Ça peut se faire dans certaines entreprises, lors de certaines réunions. Ça donne quelque chose de ludique à ces réunions-là.

Mais voilà les huit étapes qui me semblent indispensables pour introduire votre réunion. Dans le prochain article, on parlera des étapes nécessaires pour la conclure.