La deuxième étape pour animer une réunion, c’est de faire deux choses :

1. Un, vous devez définir le type de réunion qui vous attend en fonction de l’objectif.
2. Et deux, définir la posture que vous allez incarner.

Commençons par le premier point, le type de réunion. Il y a quatre types de réunion que vous pouvez animer.

• Le premier type de réunion, ce sont des réunions d’information.

Ces réunions sont essentiellement descendantes. Vous prenez la parole. Et face à vous, vous avez des personnes qui écoutent, donc qui sont plutôt passives ou qui vont prendre des notes.

Ces réunions, on a tendance à en faire de moins en moins parce qu’elles sont à l’opposé de ce que doit être un échange, quelque chose de constructif et de dynamique.

Elles peuvent manquer un peu de dynamisme.

Donc, ça existe quand même. Mais en tout cas, soyez au clair avec vous-même et avec votre public quand vous animez ce genre de réunion. Des réunions d’information descendante, vous donnez de l’info et le public est là pour en recevoir.

Dans ces cas-là, vous avez une fonction de production puisque vous donnez de l’information.

• Le deuxième type de réunion, ce sont des réunions de travail.

Et les réunions de travail, elles, sont caractérisées par des échanges beaucoup plus présents, par beaucoup plus de dynamisme.

L’animateur ici a plus un rôle de facilitateur d’échange plutôt qu’un rôle de production.

Et d’ailleurs, tout le monde produit autour de la table, ce qui permet d’avoir quelque chose d’équilibré.

C’est généralement le genre de réunion auquel on a le plus en plus droit.

Les risques de ces réunions, c’est que les choses sortent un petit peu du cadre et donc facilitateur d’un côté, mais aussi personne qui est en charge de recadrer bien souvent. C’est le rôle de l’animateur.

• La réunion de discussion avec prise de décision où les échanges permettent d’aboutir à une décision, c’est le troisième type de réunion.

Ici, l’animateur a un rôle de régulation, mais aussi un rôle de pousse décision. Parce qu’il doit aboutir à la fin de l’échange à une décision qui doit être prise et éclairée sur la base des discussions qui l’ont précédé.

• Et enfin, des réunions de négociation qui doivent essentiellement permettre de prendre des décisions.

Donc, je vous parlais de ces quatre types de réunions.

Je vous avoue que fréquemment, moi, je vois dans certaines réunions des gens qui ne savent même pas quel est le type de réunion et qui, à partir de là, n’assument pas tout à fait leur posture.

Si vous êtes dans une réunion d’information, vous assumez de donner de l’information jusqu’au bout.

Si vous êtes dans une réunion d’échange et de travail, vous assumez d’être un peu plus effacé pour pouvoir à chacun donner sa place et faire en sorte que chacun puisse s’exposer. Réunion de décision, oui, vous allez à un moment donné devoir pousser la décision.

Et négociation, vous acceptez que chacun peut avoir son point de vue, mais vous faites en sorte d’imposer le vôtre.

Comment animer une réunion

Donc, soyez bien au clair sur le type de réunion auquel vous participez.

Et une fois que vous êtes au clair sur ce type de réunion, vous allez vous intéresser à la posture que vous allez devoir adopter.

Si vous avez une fonction de production, vous allez au fond avoir plusieurs caractéristiques. C’est vous qui allez faire émerger les idées, les opinions, les hypothèses.

C’est vous qui transmettez les informations.

C’est vous qui cherchez des solutions, qui faites des synthèses intermédiaires.

C’est grâce à vous que se dégage une décision et vous devez réaliser une synthèse finale. Vous produisez, vous êtes très présent dans votre réunion.

Si vous avez une fonction d’organisation, vous êtes beaucoup plus meneur, beaucoup plus leader.

Vous vous asseyez avec les autres membres, vous n’êtes pas en bout de table, un peu distant, vous êtes parmi le groupe.

Vous facilitez la communication, vous êtes clair sur le fond, sur la forme, vous vous assurez que tout le monde a eu le même temps pour pouvoir réfléchir, mais aussi donner son point de vue, discuter.

Et enfin, vous vous assurez des aspects matériels, vous coordonnez les rôles de chacun.

Dans le cas où vous avez une fonction de régulateur, ce qui est beaucoup plus le cas lors d’une réunion de négociation, vous allez devoir faire respecter les règles du jeu.

Vous vous assurez de la bonne tenue de l’échange, évitez les digressions, évitez les monologues et évitez les blocages.

En fonction de votre posture, vous allez avoir des réflexes différents. Mais c’est super important que vous soyez d’accord avec les postures que vous incarnez en fonction du type de réunion que vous animez.

Une fois que vous avez votre PTTOME, vous devez donc répondre à ces deux questions.

Quel est le type de réunion que j’anime et quelle est la posture que je veux incarner à fond ?