Dans l’article précédent, on parlait de comment introduire une réunion.
Maintenant, il nous faut parler de comment la conclure.
Là aussi, il va y avoir cinq étapes indispensables que je vous invite à noter si vous animez des réunions et à me dire en commentaire si vous respectez ces étapes.
- D’abord, la première, et c’est ce que fait n’importe quel bon leader, vous devez remercier les personnes qui ont passé du temps à vous écouter en se déplaçant pour vous.
Commencez par les remercier. Qu’elles aient été actives ou pas, qu’elles aient été utiles ou pas, vous devez les remercier pour leur présence.
- La deuxième étape, c’est de leur proposer une mesure de l’atteinte de l’objectif.
Là, pour l’instant, ce que je constate, c’est qu’à la fin de ces 30 minutes consacrées à la réunion, on en est à 50 %, à 10 %, à 100 %, on a atteint ou pas du tout atteint.
Une mesure de l’atteinte de l’objectif est essentielle pour mesurer l’efficacité de la réunion et éviter de tomber dans la réunionnite. On en est là, on a fait ça jusqu’à présent.
- Vous devez aussi réaliser une synthèse finale ou partielle du projet en rappelant toutes les décisions qui ont été prises ou tous les faits marquants qui ont jalonné cette réunion.
- L’avant-dernière étape, c’est une liste des actions à réaliser d’ici à la prochaine réunion.
Donc ce qui nous reste à faire, c’est ça, ça et ça.
- Et enfin, la dernière étape, vous en doutez, c’est une date pour la prochaine réunion pour qu’on puisse se projeter dans le temps.
Voilà les cinq étapes qui me semblent là aussi indispensables pour conclure une réunion.
N’hésitez pas à me dire en commentaire si c’est comme ça que vous faites, si vous avez une autre façon de faire.
Mais si vous voulez exercer du leadership, être écouté, être suivi et être compris dans la durée, vous devez obligatoirement passer par au moins ces cinq étapes.
Je vous donne rendez-vous dans le prochain article, parce qu’on va continuer de parler de techniques d’animation de réunion, évidemment en lien avec vos prises de parole en public.
0 commentaires